บริหารทีมสไตล์ครูพักลักจำ

Photo by James Thomas on Unsplash

สวัสดีครับทุกๆ คน ที่เข้ามาอ่านบทความนี้ หลังจากทำทีมมาได้สัก 3 ปี รู้สึกว่าประสบความสำเร็จเกินกว่าที่ตัวเองตั้งใจไว้ เลยอยากเขียนบทความเพื่อแบ่งปันแนวคิดและวิธีการทำทีมเอาไว้เผื่อมีคนสนใจทำทีมแนวเดียวกัน

ต้องบอกก่อนว่าทีมที่ทำเป็นทีม Data Analyst อาจจะไม่ได้มีความหลากหลายของ Role ในทีมมากนัก แต่คิดว่าคงเอาปรับไปใช้ในแบบของตัวเองได้

ประสบการณ์เมื่อเป็นสมาชิกทีม

เมื่อก่อนเราก็เป็นพนักงานตัวเล็กๆ คนนึง ยังทำงานระดับ Officer อยู่ ด้วยประสบการณ์ทำงานประมาน 7 ที่ ก็ได้เจอหัวหน้าหลายคน หลายสไตล์ นี่เป็นที่มาของสไตล์ “ครูพักลักจำ” หรือพูดง่ายๆ คือ Copy Style

ในขณะที่เป็น Officer ก็ได้เจอกับวิธีการทำทีมของหัวหน้าแต่ละคน มีทั้งที่เราชอบมากๆ และเกลียดมากๆ สไตล์ที่ไม่ชอบสุดๆ คือ

• ชี้นิ้วสั่งอย่างเดียวโดยไม่มีการ Guide หรือสอนงานเลย
• ใช้อารมณ์ในการทำทีม ไม่ควบคุมอารมณ์ตัวเองเวลาคุยกับทีม
• ไม่รับฟังความคิดเห็นคนในทีม มองความคิดตัวเองเป็นใหญ่
• Promote คนตามอายุงาน ใครมาก่อนเลื่อนตำแหน่งก่อน
• ไม่มี Empathy ไม่เห็นใจคนทำงานด้วยกัน มองแต่ผลลัพธ์องค์กรมาก่อน

ดังนั้นสไตล์แบบที่เราไม่ชอบ จะไม่มีทางเอามาใช้หากวันนึงเราได้ทำทีมเอง

เริ่มทำทีมแรก

ที่มาของการทำทีมแรก คือ การได้เข้าไปทำงานเป็น Data Analyst บริษัท Start up ของคนไทยแห่งหนึ่ง ช่วงปี 2018 ตอนที่เข้าไปทำงานคือเป็น Data คนแรกของบริษัท ทำงานโดยอยู่ภายใต้ Project Manager และนี่ก็เป็นจุดเริ่มต้นการทำงานสาย Data เช่นกัน

เริ่มครูพักลักจำ

ในช่วงแรกเราได้เรียนรู้วิธีการบริหารทีมจากหัวหน้าที่มีวิธีการทำทีมที่น่าทึ่งมาก รู้ว่าทำทีมยังไงให้ได้ใจคนทำงาน

เช่น สละทุนทรัพย์ส่วนพระองค์ 555+ เลี้ยงทีมเพื่อให้มีขวัญกำลังใจที่ดี เลี้ยงแบบเบิกไม่ได้ด้วย นอกจากนั้นวิธีการทำทีมแบบเป็นระบบ รู้จักการใช้ Kanban Board รวมถึงการทำ Retrospective เพื่อสำรวจอารมณ์และปัญหาในทีมตลอดเวลา และที่ขาดไม่ได้คือ ได้รู้ว่าการเป็นหัวหน้าทีมต้อง Protect คนในทีมขนาดไหน เลี้ยงดีกว่าลูกอีก

หาสมาชิกทีม 🧑‍🤝‍🧑

หลังจากทำงานไปช่วงหนึ่ง งานก็ถาโถมมาเพราะบริษัทต้องการโตแบบก้าวกระโดด หัวหน้าเลยให้เราสร้างทีม Data ขึ้นมา ข้อดีคือ ให้เราหาคนเองได้เลย ดังนั้นสมาชิกคนแรกเลยเป็นน้องที่รู้จักและมั่นใจว่าทำงานได้แน่นอน

สมาชิกคนที่สอง ก็เป็นน้องที่เคยทำงานด้วยกันที่ Agoda ที่มั่นใจในความสามารถและคุณภาพของงานที่เคยเห็น ส่วนสมาชิกคนที่สุดท้ายเป็นคนที่ HR ส่งมาให้พิจารณา น้องมี Resume ที่น่าสนใจ หลังจากสัมภาษณ์และตรวจสอบ Mindset เรียบร้อย ก็ได้สมาชิกในทีมครบ จาก 1 งอกมา 4 ยิ่งกว่า Hydra

My First Team (photo by PM)

จาก 1 สู่ 4 Data Analysts 🧑‍🤝‍🧑🧑‍🤝‍🧑

วิธีการทำทีมก็ลอกแบบมาจากหัวหน้าเลย คือ Work Hard Play Harder ทำงานกันเต็มที่ ถ้ามีงานที่ต้องทำดึก ไม่มีทางที่ต้องทำคนเดียว สมาชิกทีมอย่างน้อย 1 คนจะเข้ามาช่วยทำงานนั้นให้เสร็จ ซึ่งส่วนใหญ่จะช่วยกันทุกคนนี่แหละ (ผ่านการทำงานแบบพระอาทิตย์ขึ้นมาแล้ว)

Protect Team

การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นเพราะมีคน Protect team 2 ชั้น คือ PM กันงานงี่เง่าออกไปให้หมด ส่วนงานที่หลุดเข้ามาได้ก็เป็นงานที่กระจายให้ใครทำก็ได้ เพราะ Skill สูงทุกคน ถ้าหากมีใครเดินมาหาน้องๆ และพยายามจะของานด่วน เราเองก็จะเป็นคนไปสกัดดาวรุ่งให้ก่อนว่า slot เต็มแล้ว

Sprint 🚴🏻

รู้ได้ยังไงว่า Slot เต็ม? ทีมใช้วิธีทำงานเป็น Sprint รู้ว่าอาทิตย์นี้ใครต้องทำงานอะไรบ้าง ดึง Backlog อะไรมาทำ งานที่แทรกเข้ามาได้ต้องเป็น Urgent ที่กระทบการทำงานของทีม Operation จริงๆ เท่านั้น

My First Team (photo by PM)

บอกได้เลยว่าการทำทีมแรกนี้ ทำให้เข้าใจสิ่งที่เรียกว่า Empower และ Empathy อย่างแท้จริง ขอบคุณทีมที่ทำให้ชีวิตการทำงานช่วงนั้นมีความสุขมาก 😁

เริ่มทำทีมที่สอง

ย้อนกลับไปปี 2020 มีโอกาสเข้ามาทำทีม Data Analyst อีกทีม แต่คราวนี้ต่างกันพอสมควร เพราะเป็น Consult ทำให้การทำงานเกือบทั้งหมดขึ้นอยู่กับลูกค้า จากเดิมที่ต้องดูทีมอย่างเดียว กลายเป็นว่าต้องดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้าด้วย งานเลยท้าทายมากขึ้นอีกขั้น

สมาชิกทีม 🧑‍🤝‍🧑

ทีมในบริษัทนี้จะต่างกันนิดนึง ตรงที่มี AE อยู่ในทีมด้วย เพราะต้องคอยประสานงานกับลูกค้า รับและส่งงาน รวมถึงการสานสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าด้วย ในช่วงแรกก็จะมีสมาชิกอยู่แค่ 4 คน

ช่วง 6 เดือนแรกทีมจะค่อนข้าง Dynamic มากๆ โยกไปมาตาม Project ที่บริษัทได้รับมาจากลูกค้าเจ้าต่างๆ จนสุดท้ายแล้วก็ได้ทีมที่ Stable คือ ไม่มีการโยกย้ายใดๆ เกิดขึ้นอีกแล้ว มีสมาชิก 4 คน (อีกแล้ว) ประกอบด้วย 1 Manager 2 DAs และ 1 AE

My Second Team (Photo by Ko)

เริ่มการใช้งานครูพักลักจำสไตล์

เอาสิ่งที่ดีที่เคยได้รับมาประยุกต์ใช้ เนื่องจากงาน Consult ค่อนข้างหนักมาก ทำให้ทุกคนทำงานดึก หรือบางทีมี Ad-hoc จากลูกค้า แน่นอนว่าน้องๆ ต้องรู้สึกเหนื่อยกับการทำงานในแต่ละวัน ดังนั้นวิธีการแก้เบื้องต้น

• สละทุนทรัพย์ส่วนพระองค์ 💵
  เลี้ยงข้าว เลี้ยงขนม เท่าที่ทุนทรัพย์เราจะอำนวย อย่างน้อยมันก็ลดความเหนื่อยลงได้บ้างนิดนึงก็ยังดี
• ช่วยทำงานหลังเวลางาน 🧑‍🤝‍🧑
  ถ้างานหนักแล้วต้องทำงานคนเดียว ความเครียดและความเหนื่อยจะยิ่งทวีคูณ จนวันนึงทีมอาจรู้สึกว่า ทำไมต้องเหนื่อยขนาดนี้ อย่างน้อยช่วยกันทำงานก็จะมีอีกคนที่ทำงานดึกเป็นเพื่อน งานก็เสร็จเร็วขึ้น บรรยากาศผ่อนคลาย ในทีมจะเรียกเจ้าสิ่งนี้ว่า “โรงงานนรก” 55+
• หาความรู้ใหม่ๆ มาเติมให้ทีม 🚀
  อยากให้ทีมเก่ง เราต้องมีอะไรเติมให้ทีมเสมอ อะไรที่ต่อยอดจากงานเดิมได้ Framework ใหม่ๆ หรือวิธีการทำงานแบบใหม่ๆ ให้ทีมลองปรับใช้กับชิ้นงานของตัวเอง มีการทำ Workshop หรือ Sharing session
• จับคู่ทำงาน ลด Skill Gap
  ทำให้เติมเต็มในส่วนที่ตัวเองขาด คนนึงเก่งด้านนึง แต่อ่อนอีกด้าน เอาจุดแข็งของอีกคนมาเติมจุดอ่อนให้อีกคน ทำให้ทีมมีสกิลสูงขึ้น งานไม่ไปกระจุกที่ใครคนใดคนนึง

ลักจำเพิ่มเติมจากหนังสือ 📖

ลักจำเพิ่มเติมจาก Podcast 📢

นำสิ่งที่ได้มาปรับใช้

หลักๆ แล้วคือ Agile Methodology ฉบับยำรวมมิตร 555+

Transparency Feedback 🧊

ให้ทุกคนในทีม Feedback ตรงๆ ให้กันและกัน โดยมีข้อแม้ว่าถ้าเจอหน้ากันต้องกล้าพูด ดังนั้นสิ่งที่ได้ออกมาจะเป็น Feedback เชิงพัฒนา ไม่มีเรื่องอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้ทีมสนิทกันมากขึ้นอีกต่างหาก

Retrospective 2 Steps 💬

Step แรก: Weather Board
ดูอารมณ์ของทีมว่าช่วงนี้ทีมเป็นยังไงบ้าง เครียด หรือแฮปปี้ เพื่อจะได้ทำ Step ที่สองให้เหมาะสมกับทีม ณ ช่วงเวลานั้น ถ้าทีมเครียดเราก็ต้องหาเรื่องสนุกๆ มาใส่เพิ่ม ถ้าทีมแฮปปี้เราก็หาเรื่องท้าทายมาให้ทีมทำเพิ่ม

Step ที่สอง: Retrospective
แบ่งออกเป็น 5 หมวดหลักๆ

• Good เขียนสิ่งที่รู้สึกดี
• Bad เขียนสิ่งที่รู้สึกแย่
• Try ใครอยากจะทำอะไรบ้าง
• Internal Feedback ชื่นชมคนในทีม
• Team Goals เป้าหมายของทีมให้ทุกคนเห็นเป็นภาพเดียวกัน

การทำ Retrospective ทำให้ความคิดเห็นของคนในทีม อาจเป็นแนวทางการแก้ปัญหาได้ ข้อดีคือ ทีมจะรู้สึกว่าแนวคิดของตัวเองถูกรับฟังและนำไปปรับใช้จริง เกิด impact กับทีมได้ชัดเจน ส่งผลให้คนอื่นในทีมพยายามช่วยกันออกความคิดเห็น มากกว่ารอฟังวิธีการแก้ปัญหาจากหัวหน้าทีมเพียงอย่างเดียว

Coffee Break ☕️

ชื่อดั้งเดิมของมันคือ 1–1 Session แต่เราเอามาปรับให้เข้ากับสไตล์ตัวเอง ตั้งชื่อเป็น Coffee Break เนื้อหาการคุยไม่ได้มีอะไรมาก ใช้เวลา 30 นาที ต่อคน ในการพูดคุยเรื่องต่างๆ ที่ไม่ใช่เรื่องงาน สิ่งที่ได้คืออะไร?

• เข้าใจทุกคนในทีมมากขึ้น แนวคิด หรือสิ่งที่เค้าชอบคืออะไร เช่นดูหนัง เล่นเกมส์ ฟังเพลง เที่ยววว ช่วงนี้เค้ากังวลหรือมีปัญหาส่วนตัวอะไรบ้างมั้ย (25 นาที)
• ปล่อย 5 นาทีสุดท้าย ถามปัญหาเรื่องงาน เพื่อเอาสิ่งที่ได้ไปวางแผนแก้ไขปัญหา

Growth Mindset 🚀

ยุคสมัยนี้ คนทำงานที่ไม่มี Growth Mindset จะอยู่รอดต่อไปในอนาคตได้ยาก เนื่องจากเทคโนโลยีหรือความรู้ต่างๆ เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว วิธีการทำงานแบบเดิมๆ อยู่รอดต่อไปได้อย่างมากไม่เกิน 2 ปี เท่านั้น

Knowledge is a Power

ถ้างานทีมแน่น แน่นอนว่าทีมจะไม่มีเวลาไปเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เลย หน้าที่เราคือพยายามทำให้ slot ทีมเหลือสัก 5–10% ได้ในบางอาทิตย์ เพื่อให้ทุกคน Revisit งานเก่าที่ตัวเองทำไปแล้วให้ดียิ่งขึ้น เช่น หาวิธี Automate งานเดิมเพื่อลดเวลา

ทำให้ทุกคนเห็นว่าเรามี Growth Mindset ไม่หยุดเรียนรู้ พร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ และเอามาแบ่งปันกับทีม นอกจากนั้นทีมก็จะไปเรียนรู้สิ่งต่างๆ เพิ่มเติมด้วย หากทีมมีแนวคิดเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ทุกคน จะทำให้ทีมแข็งแกร่งและพร้อมรับงานทุกสถานการณ์

No Rules ❌

ไม่ตั้งกฎให้คนเก่ง เมื่อเราได้คุยและสนิทกับทุกคน จะรู้สกิลและวิธีการทำงานของแต่ละคนอยู่แล้ว ดังนั้นเราต้องคุยหรือให้คำปรึกษาในสไตล์ที่แตกต่างกัน เช่น

• คนที่เป็นตัวของตัวเองสูง เรียนรู้ได้ไว เราแค่แนะนำแนวทาง หรือลองเสนอความคิดอีกแบบ ให้เค้าเลือกปรับใช้ดูเอง
• คนที่มีสกิลการก้อปปี้สูง เราแนะนำแนวทางพร้อมกับยกตัวอย่างหรือทำให้ดู ทำให้เค้านำไปเป็นตัวอย่างกับงานอื่นๆ หรือต่อยอดจากสิ่งที่เราทำให้ดูได้

คนที่เก่งจะรู้วิธีจัดการกับตัวเองอยู่แล้ว ไม่ควร Micro Manage หรือลงไปคุมดีเทลทุกงาน ไปคอยตามงานอยู่ตลอด ปล่อยให้เค้าวางแผนจัดการงานที่ตัวเองถืออยู่ ทำให้เค้าไม่รู้สึกกดดัน หากติดปัญหาเค้าก็จะเข้ามาหาเราเอง

Empower 💪

คือ การให้อำนาจในการจัดการ หรือตัดสินใจได้เองโดยไม่ต้องรอ Approve ก่อน เริ่มจากงานเล็กๆ จนถึงงานใหญ่ๆ เช่น การประชุมกับลูกค้าโดยที่ไม่ต้องมีเราเข้าประชุมด้วย เพราะเรามั่นใจว่าทีม Handle งานนั้นได้แน่นอน

การทำแบบนี้จะให้ทีมโตขึ้น และรู้สึกว่าเค้าเก่งขึ้น จัดการปัญหาที่ยากมากขึ้นได้ด้วยตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องปรึกษาเราก่อน เว้นแต่เป็นเรื่องสำคัญที่เค้าไม่มั่นใจจริงๆ

สมาชิกทีม ณ ปัจจุบัน 👭🧑‍🤝‍🧑👭🧑‍🤝‍🧑

ยิ่งกว่าไฮดร้า งอกจาก 4 ออกมาเป็นเท่าไหร่แล้วก็ไม่รู้ 5555+

ขอบคุณทีมทุกคน ทีมนี้คือที่สุดในชีวิตการทำงานเลย สุดยอดมากๆ ❤

Key Takeaways ✌️

• ทำทีมให้ทุกคนทำงานได้สะดวก ไม่ติด Block ใดๆ หรือติดปัญหาที่เกิดจากในทีมให้ได้น้อยที่สุด เป็นไปได้ควรแก้ทุก issues ให้เรียบร้อย
• มองทีมสำคัญที่สุด งานทุกชิ้นคืองานของทีมไม่ใช่งานของใครคนใดคนหนึ่ง ทุกคนต้องช่วยกันให้งานสำเร็จลุล่วง
• รู้จักและเข้าใจคนในทีม คุยกันให้มากเท่าที่จะทำได้ (Empathy & Empower)
• เติมความรู้และพัฒนาทีมอยู่เสมอ ทำให้ทีมไม่หยุดนิ่งอยู่กับที่
• ปกป้องและดูแลทีมให้เต็มที่เท่าที่จะทำได้ เพราะคนดูแลทีมเกิดขึ้นเพื่อสิ่งนี้

หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์ต่อใครสักคนไม่มากก็น้อย หรือใครมีวิธีการทำทีมดีๆ เพิ่มเติมก็แนะนำกันได้ ขอบคุณที่อ่านจนจบ และขอให้ทุกคนมีทีมที่ดีจ้า

พูดคุยเพิ่มเติมได้ที่ https://www.facebook.com/Malonglearn